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データ入力支援

データ入力支援とは

データ入力支援概要図

現在ではどこの会社でもパソコンを利用してデータを処理することはもはや常識。
しかし、現在の業務ではそうでも、過去に収集・蓄積された古いデータなどは印刷物や手書きの書類で残されていることも少なくありません。
これでは、いかに貴重な過去のデータを活かしたくても、なかなか上手くいきません。
「この書類のデータがExcel形式で利用できたら…」
そんなことを思ったことはありませんか?

弊社では、刊行物やハガキ・名刺などのデータを、コンピュータで扱えるデジタルデータとして入力・取り込みし、普段のビジネスシーンで使用される形(Excelファイルやテキストファイルなど) に変換・整備する、データ入力支援業務を行っております。

デジタルデータの利点

印刷物・刊行物や名刺をExcelなどのファイルに入力・変換することで、以下のようなメリットがあります。

1.集計・管理の簡易さ

たとえば会員名簿や応募ハガキをデジタルデータ化すれば、県別の件数や男女比率などの集計を簡単に取ることができるようになります
データの集計は、印刷物・手書き書類ベースでは多大な労力を必要としますから、その労力を必要としなくなるだけでも、相当なメリットがあるといえます。
また、デジタルデータなら一瞬で強力な検索や管理ができるようになる上、その検索した部分だけを印刷したり、ラベル・宛名印字に利用するといったことも可能になりますので、データの利用価値が大幅に広がることにもなります。

2.市販ビジネスソフトとの連携

Excel形式やCSV形式は、市販の多くのソフトウェアで読み込める、汎用性を持ったファイル形式です。
印刷物や手書き書類をそれらの形式のデジタルデータに変換しておけば、多くの市販ビジネスソフトウェアにそのデータを取り込んで利用することができます。

3.保管・セキュリティ

入力・変換したデジタルデータは、DVD-RやCD-R・MOなどお好みの記憶メディアに保存して納品致しますので、印刷物や手書き書類のように保管場所に困ることもありません。
ファイルにパスワードを設定しておけばセキュリティの面でも安心です。